نعرض لكم من خلال هذا المقال طريقة كتابة رسالة ادارية ، يعد هذا النوع من الكتابة الوظيفية التي تتم بشكل رسمي حيث يتم إرسالها إلى هيئات حكومية رسمية بهدف عرض مطلب عليهم، أو تنفيذ أمر، أو الاستعلام عن شيء ما.

تتميز هذه الرسالة بسهولة الألفاظ، وحسن انتقائها كي تكون باللغة العربية الصحيحة سهولة التعبير كي يسهُل على قارئها الفهم الدقة في اختيار العبارات، والحرص على تناسقها عدم الإكثار من الكتابة فمن الضروري الكتابة في ما هو مطلوب فقط دون الحشو، والتعقيد حتى لا يمل القارئ، ولا يتمكن من فهم المحتوى فلا تجد فائدة. ومن خلال مقال اليوم على برونزية سنتعرف على طريقة كتابة رسالة إدارية.

طريقة كتابة رسالة ادارية بالتفصيل

هناك خطوات عليك الالتزام بها حتى تتمكن من كتابة رسالة إدارية بطريقة صحيحة، ومقبولة.

الترويسة

توجد أعلى الصفحة التي ستكتب بها الرسالة تشتمل هذه الترويسة على الجهة الموجود بها الشركة، أو الهيئة، وكتابة العنوان بالتفصيل.

الإشارة (الرقم)

الرقم يعطي إشارة على الترتيب الرقمي لهذه الرسالة في دفتر الشركة، أو الهيئة المرسل إليها الرسالة، أو يدل أيضًا على موضوع الرسالة، ومضمونها.

التاريخ

يتم كتابته في أعلى الصفحة من جهة اليمين حيث يتم كتابة التاريخ باليوم، والشهر، والسنة، وكذلك البلد التي يتم إرسال الرسالة منها.

مركز المرسل إليه وعنوانه

يتم كتابة المركز، والعنوان بطريقة واضحة ف أعلى الصفحة من جهة اليسار باللغة الإنجليزية، ومن جهة اليمين باللغة العربية.

التحية الافتتاحية

تتمثل التحية في قول السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ومن الممكن إضافة بعض الكلمات العذبة بعدها.

موضوع الرسالة

علينا في هذه الخطوة كتابة كلمة الموضوع، وكتابة بجانبه كمات بسيطة تدل على مضمون الموضوع.

جسم الرسالة

هذا يمثل صميم الرسالة، ومجملها، وعلينا هنا الالتزام بالإجمال، وشرح الموضوع، أو الطلب بطريقة مبسطة، ومجملة كي يتمكن قارئها من سرعة فهمها، وعدم التعقيد والإطالة.

الخاتمة

وضع كلمات شكر، واحترام، وتقدير بسيطة.

التوقيع والأختام

يتم التوقيع باسم المرسِل، ومركزه الوظيفي، ووضع أختام إن وجدت كي تعطي هذه الرسالة صفة الرسمية.

المرفقات

علينا وضع كلمة مرفقات في الرسالة، وإن وجدت في الرسالة نقوم بكتابتها.

أصحاب العلاقة

أي الأشخاص المرسَل إليهم هذه الرسالة، والمطلوب منهم أن يقوموا بتحقيق مطالبها، أو الرد عليها.

الرموز

تتمثل في أحرف أسم كاتب الرسالة.

طريقة كتابة رسالة ادارية بطريقة إلكترونية

  1. يقوم الفرد المرسِل للرسالة بالتعريف عن نفسه لمن يرسل له الرسالة سواء كان يعرفه أم لا فهذه خطوة أساسية في كتابة الرسالة الإدارية.
  2. إرسال كل ما هو يتضمن صميم الرسالة، وموضوعها، وعدم التطرق إلى أمور خارج السياق، أو أمور شخصية لأن هذه الرسالة موجهة إلى جهة رسمية.
  3. سرعة الرد على الرسالة، وعدم التأخر أكثر من 24 ساعة حتى لا يتم أخذ انطباع سيء عنك من خلال الشخص الذي يتم التراسل معه.
  4. الدقة في اختيار الألفاظ، والكلمات، وتجنب الأخطاء الإملائية، والنحوية فعليك قراءة الرسالة قبل إرسالها للتأكد من خلوها من الأخطاء.
  5. كتابة عنوان للرسالة مناسب لمضمونها حتى يتم من خلاله معرفة ما تشمله الرسالة.
  6. ضرورة إرسال الرسالة إلى الأشخاص المسئولين فقط حتى تحصل على الرد الذي تريده بالطريقة الصحيحة دون تجاهل من أحد.
  7. ضرورة استخدام علامات الترقيم، وتنسيق الكلمات، والعبارات، والوضوح من حيث الشكل، والمضمون، والبعد عن التطويل، ومحاولة الاختصار بقدر المستطاع.
  8. ضرورة وضع توقيع في نهاية الرسالة، ومن الأفضل أن يضع المرسِل علامة، أو توقيع للشركة، أو الجهة المرسَل منها الرسالة حتى يتعرف عليها القارئ بسهولة.
  9. مراعاة حجم، وعدد الملفات المرفقة مع الرسالة حتى تتيح للمتلقي تنزيلها، واستيعابها بكل سهولة فإذا كانت كبيرة الحجم، وكثيرة العدد من الممكن ألا يستطيع المتلقي فتحها، ولا معرفة ما تتضمنه.

هذه الطرق هي الأمثل في كتابة الرسائل الإدارية على كل من يريد إرسال رسالة التأكد من احتوائها على كافة الشروط التي تجعلها مقبولة، وواضحة لكل من يتلقاها.