يعد التقرير وسيلة من وسائل ، نتحدث معكم اليوم حول تساؤل هام للغاية يتم طرحه في بعض من المواقع وهو يكون حول فن التقرير والذي يعد من الفنون الإداريّة العامة ويعتمد عليه في الكثير من الأمور الهامة في الدول المتقدمة، حيث أن التقارير من الأمور التي تساعد جميع المسؤولين والأفراد على القيام بإدارة جميع شؤونهم الوظيفيّة بشكل جيد ومنظم وتكون مبنيّة بشكل كبير على أساس علمي ، كما يعتبر التقرير واحد من مكوّنات النجاح القوية التي تقوم على سرد مجموعة من الحقائق والوقائع المدروسة، ونحن في هذا المقال سوف نتحدث عنه بشكل مفصل.
محتويات المقال
يعد التقرير وسيلة من وسائل
يعتبر مفهوم التقرير واحد من اهم الامور التي ينشغل بها الكثيرون في كل مكان والذي يكون هو أداة قوية تحكّم عمل مجموعة كبيرة الإدارات وتكون بشكلٍ صحيح كما أنه من خلالها يمكنك تقديم مجموعة من المعلومات وتقديم ايضاً عنصر التحليل، وإقناع جميع العاملين بالتّصرف ويكون بشكل معين ومنظم.
كما يُعدّ في الأصل أنه مستند يتم العمل على تقديمه لجهة معينة ويكون بهدف غرضٍ مُعيّن، وللإجابة بشكل صحيح على هذا التساؤل وإنهاء حالة النقاش والجدال التي تدول حول هذا التساؤل المهم الاتصال الكتابي، فتكون الإجابة الصحيحة من بين تلك الاختيارات التي تم الحديث عنها في السابق، أنّ التقرير يكون وسيلة من وسائل: الاتصال الكتابي.
ما هو التقرير ؟
يمكننا أن نعرف التقرير على أنه أحد أهمّ وسائل التّواصل والاتّصال الهامة والتي يكون لها فعالية كبيرة للغاية يهتم بها جميع المستخدمين.
كما أنه يكون بين مجموعة وحدات النّشاط في عدة تخصّصات مختلفة.
وهو يكون عبارة عن عرض مكتوب معين يضم عدد من البيانات الخاصّة وهي التي تتعلق تكون تدور موضوع ما.
ويشمل أيضًا تقديم مجموعة اقتراحات وتوصيات تتناسب بشكل كبير مع نتائج التحليل.
كما أنه يتمّ من خلاله عرض إحدى القضايا الهامة التي تخص مكان العمل أو الإدارة.
فيقوم ايضاً بمناقشتها بشكل دقيق ومفصل وإظهار جميع الجوانب الخاصّة بها وذلك بتنظيم مع مجموعة مختلفة من الاقتراحات التي تُناسب الحصول على الحلول.
كما أن التقرير يمكنه أن يؤدّي مجموعة كبيرة من الوظائف المختلفة في وقت واحد.
ما هي أنواع التقارير
في الواقع العملي لمختلف المؤسسات التي تعتمد على تقديم التقارير فهي تختلف بشكل كبير من حيث الاسم والغرض، فيكون هناك مجموعة أنواع مختلفة من التقارير والتي يتم الاعتماد على كلاً منها في كثير من الاوقات، وتكون حسب الجهة أو حتى المؤسسة التي يتم كتابة التقارير من أجلها، والان سوف نذكر لكم مجموعة من أنواع التقارير المختلفة التي تكون على شكل نقاط:
تقارير قصيرة.
تقارير طويلة.
تقارير تحليليّة.
تقارير رسميّة.
تقارير إعلاميّة.
تقارير غير رسميّة.
تقارير رأسيّة.
تقارير جانبيّة.
تقارير داخليّة.
تقارير خارجيّة.
تقارير المقترحات.
ما هي الشروط الواجب توافرها في كتابة التقرير
هناك مجموعة مختلفة من الشروط التي يجب أن يتم توافرها عند كتابة التقرير التي تقدمه الى الجهة الخاصة بك او المؤسسة التي تعمل لديها وتكون كما يلي:
فيكون في البداية قبل أن يتم البدء بكتابة التقرير لابد من التعرف على جميع إرشادات الكتابة والتي هي تحدد شكل هذا التقرير وتنسيقه المختلف عن غيره وكيفية ترتيب المحتوى المكتوب فيه.
حيث يكون عليك تقديم تلك المعلومات بشكل مفصل وتكون على شكل كتيب صغير وتختلف ايضاً من صيغة إلى أخرى.
فتجد أن التقارير الدراسية على سبيل المثال تختلف بشكل كبير عن التقارير الرسمية.
لذلك يجب أن تم قراءة كتيب الإرشادات والذي يكون مقدم من الجهة التي تريد إرسال التقرير إليها.
وفي حالة لم يختص التقرير المطلوب بموضوع معين يفضل هنا اختيار موضوع محبب لشخص الكاتب وذلك للانشغال والاستمتاع به بشكل خاص أثناء الكتابة.
كما يجب الاشارة الى ان عنصر الملل يؤدي بشكل مباشر إلى ضعف في كتابة التقرير وصعوبة في جعله ذات شكل جيد.
كما لا يستحب بأي شكل من الأشكال التوسع الكبير والاسترسال في كتابة بعض التقارير.
إذ يكون هذا الأمر سبب في عدم تنظيم وضياع مجموعة من الأفكار الرئيسية أثناء عملية الكتابة، كما يجب أن يتم تحديد الموضوع بشكل معين قدر الإمكان وتحديد ايضاً ما هو المطلوب من التقرير فقط.
كتابة مسودة التقرير
حيث انه يكون من الخطوات التي لا غني عنها ايضاً في كتابة التقرير هي إنشاء مسودة معينة ومحددة يمكنك من خلالها كتابة بعض من التفاصيل المختلفة والهامة:
إذا يجب ان يتم كتابة المسودة والتي تكون هي نسخة أولية عن هذا التقرير.
وتمتاز بشكل خاص بقابليتها للتعديل المستمر والتنسيق.
وذلك حيث يجب اتباع مجموعة من الإرشادات المطلوبة بشكل معين من الجهة المراد إرسال هذا التقرير إليها والتي كما ذكرنا قد تكون مثل حجم الخط والهوامش، او حتى اختيار صفحة العنوان، وجدول المحتويات.
كما يجب هنا أن يتم بشكل ما ذكر لما يحتويه التقرير وهذا يكون في المقدمة والنتائج والأهداف.
كما يفضل ان تذكر جميع الشروحات والدلائل على جميع المعلومات المذكورة في التقرير.
ما هي خصائص كتابة التقارير
حيث تمتاز كتابة التقارير بوجود مجموعة كبيرة من الخصائص وهي التي يجب مراعاتها بشكل كبير أثناء القيام بعمل تقرير.
وهذا يكون لإنشاء تقرير فعال للغاية ومفيد.
ويكون من أهم الخصائص التي يجب أن يتم اتباعها بشكل كبير أثناء عملية الكتابة:
حيث يجب أن يتم التركيز على جمع المعلومات القيّمة أثناء الكتابة.
ويجب أن يتوافر عنصري الدقة وعدم التضليل.
ويكون من أهم خصائص هذا التقرير هو الكتابة بوضوح محدد لعدم إرباك عقل القارئ.
كما يتم ذكر جميع المعلومات بشكل موجز للغاية ومفيد وعدم إطالة أمد الشرح مما يستنفذ بشكل كبير وقت للقارئ.
هناك مجموعة مميزة للغاية من الفوائد التي تعتبر هي التي تجعل هناك أهمية وراء التقارير والتي يكون منها:
حيث يكون وسيلة من وسائل التواصل ونقل جميع المعلومات الخاصة بجهة معينة،
كما أنها تعتمد بشكل ما على البحث وتحليل جميع البيانات ثم يتم تقديمها على شكل معلومات،
وتغطي ايضاً جميع التقارير والتي تحتوي على عدد كبير للغاية من المواضيع والقضايا.
وتكون بطريقة واضحة للغاية ودقيقة.
وايضاً تحتوي التقارير على تنظيماً وترتيباً جيداً للمعلومات.
كما يجب ان يكون التقرير يساعد الفهم وتسخير مجموعة من المعلومات بشكل جيد،
وترتكز بشكل كبير على ثلاث لبنات أساسية وهي تكون: الشريحة المستهدفة من كتابة هذا التقرير، والغرض ايضاً من الكتابة، ونوع هذه المعلومات والبيانات المختلفة المراد توصيلها إلى عقل القارئ، لذلك قد تتعدد جميع أنواع التقارير وطرق كتابتها.
إلى هنا نكون قد تحدثنا بشكل مفصل للغاية عبر مجلة برونزية حول يعد التقرير وسيلة من وسائل ومعلومات عن التقرير وكيف يمكن كتابته وما هي الأنواع التي تجدها في التقارير المختلفة، ونأمل أن يكون هذا المقال مفيد للغاية لجميع القراء.
