هيكل التقرير ينقسم إلى جزئين رئيسين هما المقدمة والنهاية هذا السؤال يبحث عن إجابته العديد من الأشخاص، فالتقرير يعتبر من أهم الفنون الإدارية التي يجب على الأفراج إتقانها وتعلمها، والسبب في ذلك هو أنها تجعل الفرد يكون عبارة عن عنصر فعال، فنت خلال التقرير يتمكن الفرد من التعبير عن آرائه وتقديم مجموعة من المقترحات والتوصيات والانتقادات بشكل مرتب وصحيح، والآن سوف نتعرف من خلال مقالنا اليوم عن إجابة هذا السؤال:
محتويات المقال
هيكل التقرير ينقسم إلى جزئين رئيسين هما المقدمة والنهاية
يقوم الكثير من الأشخاص بالبحث عن إجابة هذا السؤال، لهذا السبب جئنا لكم الآن لكي نتعرف على إجابة هذا السؤال بالتفصيل:
الإجابة هي أن هذه العبارة خاطئة، فالتقرير يكون عبارة عن نمط أو هيكل محدد، يلزم على الكاتب أن يلتزم به.
والنموذج يتكون من ثلاثة أجزاء أساسية وليس جزئين، لكن محتواه وطريقة كتابته تختلف تبعاً لا ختلاف الجهة الذي سيقدم لها التقرير.
فعلى سبيل المثال التقرير المقدم لرئيس مؤسسة إدارية يكون مختلف في الأسلوب عن المقدم لرئيس قسم محدد.
هيكل التقرير ومكوناتة
يتساءل العديد من الأشاص عن المكونات التي يجب أن يحتوي التقرير عليها، لهذا السبب جئنا لكم الآن لكي نتعرف على هذه المكونات:
المقدمة
مقدمة التقرير يجب أن تحتوي على مجموعة من الأشياء التي تتمثل فيما يلي:
صفحة تكون خاصة بالعنوان.
وصفحة تكون خاصة بالخطاب الذي يكون مصاحب للتقرير.
صفحة تكون خاصة بالملخص الإداري.
وتحتوي على الفهرس.
المقدمة.
جسم التقرير
جسم التقرير يتم فيه عمل عرض شامل للبيانات، وجسم التقرير يجب أن يحتوي على ما يلي:
يجب أن يحتوي على العناوين الأساسية.
ثم يأتي دور العناوين الفرعية.
وفي النهاية يأتي دور العناوين الجانبية في حالة وجودها.
النهايات
يجب أن تحتوي النهايات على ما يلي:
أول شيء ملخص للتقرير.
ثم يأتي دور التوصيات.
بعد ذلك يتم ذكر المراجع التي تم اللجوء لها.
في النهاية يتم ذكر الملاحق.
من عناصر كتابة التقرير
يجب أن يحتوي التقرير على مجموعة من العناصر التي سوف نتعرف عليها الآن:
العنوان
فالعنوان يكون عبارة عن فكرة مختصرة وبسيطة عن الموضوع الذي ترغب في الكلام عنه.
والعنوان يكون موجود في الصفحة الرئيسية الخاصة بالتقرير، وذلك لأنه يعتبر من أهم عناصر الجذب التي تجعل القارئ يستمر في القراءة.
الملخص
الملخص يكون عبارة عن تلخيص بسيط للموضوع الذي ترغب في التحدث عنه.
وذلك لأنه يعطي القارئ فكرة مبدئية تتعلق بالمحتوى الذي يقرأه.
ويجب أن يكون التقرير واضح ومختصر، ويكون معروض بشكل سهل ومفهوم يتمكن أي شخص من فهمها.
المقدمة
المقدمة هي أول جزء من عناصر التقرير، فهي تكون بمثابة الجزء التعريفي الخاص بالموضوع.
وتجعل القارئ يحصل على لمحة مختصرة عن الموضوع، لهذا السبب يجب أن تحتوي التقرير على ترتيب منظم.
لكي يوضح لنا جميع المعلومات الموجودة بداخل التقرير.
المحتوى
حيث يعمل التقرير على تقديم محتوى متنوع من الحقائق والدراسات، وذلك لأنه يكون معتمد على تسلسل مترابط بالإضافة إلى وجود أجزاء خاصة بالتقرير.
ويجب أن يتم مراعاة ترتيب الأحداث لكي تكون مترابطة مع بعضها.
وتكون الأحداث من ضمن العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية.
النتائج
النتائج تكون عبارة عن مجموعة من الاستنتاجات المستخلصة من التقرير.
ولكن يجب أن تكون هذه الاستنتاجات واقعية من منطق مبرر، كما أنه يجب أن تكون منطقية ومبرهنة.
ويشترط أيضاً أن تكون هذه النتائج بعيدة عن التحيز، ويجب أن تحتوي على مجموعة من النصائح والإرشادات لكي يتم التقدم للأمام.
التوصيات
تعتبر التوصيات من أهم العناصر التي تكون موجودة في التقرير.
ففي التوصيات يتم القيام بتقديم مجموعة من الاقتراحات تحتوي على الحلول التي تناسب كل الأشخاص.
كما أنها تساعج على أن يتم القيام بتخطي المشكلة التي يتدث عنها التقرير، وتجنب تكرارها مرة أخرى.
الملاحق
الملحق يكون عبارة عن الدليل الذي يوضح لنا استكمال البيانات المتواجدة بالتقرير.
كما أنه يساعدنا على التعرف على النتائج والتوصيات وجميع الاستنتاجات المتعلقة بالتقرير.
خصائص التقرير
يوجد مجموعة من الخصائص التي يجب أن يتم التحلي بها أثناء كتابة التقرير، لهذا السبب جئنا لكم الآن لكي نتعرف على هذه الخصائص:
يجب أن يتم توافر عنوان مناسب لكل تقرير، ويكون هذا العنوان معتمد على محتوى التقرير.
يجب أن يكون التقرير مكتوب بلغة مفهومة لكي يتمكن الشخص العادي من قراءته.
يجب أن يكون التقرير متصف بالدقة والتحديد والموضوعية.
يجب أن يتم إعداد وتجهيز التقرير في فترة زمنية بسيطة أو فترة محددة.
يجب أن يحتوي على بيانات حديثة.
ومن أبرز خصائص التقرير هو أن يحتوي على معلومات دقيقة جداً تكون لها علاقة بالتقرير.
يجب أن يكون التقرير مكتوب بشكل جذاب حتى لا يمل القارئ من قراءته.
يلزم أن يقوم التقرير بتقديم مجموعة من المعلومات لأشخاص محددين.
يتم العمل على تحديد طريقة عمل التقارير ووتيرتها.
يلزم أن يتم الاهتمام بتنسيق وتنظيم التقرير، وأن تكتب محتوياته بشكل تسلسلي.
كما أنه يتم النظر إلى تكلفة عمل التقرير.
خطوات كتابة التقرير
لكي يتم كتابة تقرير صحيح لابد من القيام بإتباع الخطوات التالية:
تحديد الشروط المرجعية
يجب أن يتم القيام بتحديد الشروط المرجعية لكي يتم اتخاذ قرار يتعلق باختصاصات تقريرك.
ويتم ذلك من خلال القيام بقراءة جميع التعليمات المتعلقة بك، أو قراءة مصدر المعلومات التي قومت باستعمالها في هذا التقرير.
بالإضتافة إلى التركيز على فكرة كتابة الدافع أو الغرض من كتابة هذا التقرير.
تحديد الإجراءات
وهنا يعني القيان بالتخطيط والبحث للتعرف على الطريقة التي يمكنك من خلالها كتابة التقرير.
المعلومات الدقيقة
يجب أن يتم القيام بالبحث عن بيانات ومعلومات دقيقة، وذلك لأنها تعتبر من الأشياء المهمة التي يجب الاهتمام بها.
وذلك لكي تتمكن من الحصول على المعلومات التي يحتاج إليها تقريرك.
تحديد الهيكل
حيث يوجد العديد من الهياكل التي تجعلك قادر على صياغة التقرير.
فيمكنك أن تقوم بالاستعانة بهيكل شبيه لتقريرك مع عمل مجموعة من الاختلافات البسيطة منك.
صياغة الجزء الأول
حيث يجب أن يتم القيام بصياغ الجزء الأول من التقرير الخاص بك بعدما تحصل على الهيكل الخاص بتقريرك.
فمن المهم أن يتم القيام بكتابة العناوين، ثم يتم تعبئتها بالبيانات والمعلومات التي تمكنت من الحصول عليها.
تحليل النتائج
أن القيام بتحليل النتائج يساعد على استخلاص النتائج، فالاستنتاج يكون عبارة عن المكان التي يتم فيه تحليل نتائجك.
بالإضافة إلى القيام بتفسير ما وصلت إليه.
التوصيات
وذلك لأن تقديم التوصيات يساعد على القيام بحل المشكلة.
صياغة الملخص التنفيذي وجدولته
فالعديد من التقارير تحتاج إلى توافر ملخص تنفيذي أو قائمة للمحتويات.
وبالرغم من أنه يكون قريب من بداية التقرير إلا أنك لن تتمكن في العمل بالملخص إلا بعدما تنتهي من كتابة التقرير.
وهنا نكون وصلنا إلى نهاية مقالنا عن هيكل التقرير ينقسم إلى جزئين رئيسين هما المقدمة والنهاية وتعرفنا على كل المعلومات التي بكتابة تقرير سليم عبر مجلة البرونزية.
