معكم اليوم مقالاً يعرض كيفية كتاب خطاب رسمي ، هناك أوقات يتعرض لها الفرد لضرورة كتابة أحد الخطابات المبعوثة إلى واحدة من الهيئات الحكومية الهامة أو إلى جهة مختصة في أمر ما ولكنها رسمية. وهذا يعني أنه من المستحيل أن يتم إرسال رسالة نصية عبر جهاز المحمول أو كتابة خطاب بطريقة غير رسمية فهذا يعتبر أصحاب المناصب إهمال واستهتار بالمنصب المتواجد فيه وبشخصه. ومن خلال مقالنا اليوم على برونزية سوف نعرض لكم الطريقة بصورة مفصلة موضحين أهم الأسس والنقاط الرئيسية التي يتم المشي من خلالها في كتابة الخطابات.
محتويات المقال
قد تجد عند إلقاء الفكرة على أحد الأصدقاء أو الأهل أنك ترغب في إرسال خطاب رسمي لأحد الشخصيات الهامة في المجتمع أنه سيوضح لك أن هناك مجموعة من الأشخاص يقومون بمساعدتك في كتابة الخطابات الرسمية لأنهم على دراية أوسع، وأكثر بهذه الأسس وعلى الأغلب يكونوا من المحامين وكتاب العدل. فهم على معرفة كبيرة بسبب طبيعة المهنة التي يعملوا فيها تجعلهم يقوموا بكتابة المئات من الخطابات الرسمية.
ولكن في حال وجدت ذاتك بمفردك دون مساعدة أي شخص لابد من أن تكون على دراية جيدة بالأسس الرئيسية التي يتم اتباعها في الكتابة
قبل أن تكتب كلمة واحدة في الورقة المخصصة لكتابة الخطاب الرسمي هناك عدة أمور وعوامل علينا أن الالتزام بها قبل البدء
هناك الكثير من الأنواع التي يندرج ضمنها الخطاب الرسمي، حيث تجد أنه يوجد خطاب رسمي موجه لأحد الهيئات الحكومية وبالأصل هو مبعوث من هيئة حكومية. وكاتب هذا الخطاب يكون عبارة عن أحد الموظفين العاملين في هذا المكان الرسمي.
وهناك أيضاً الخطاب الرسمي الذي يتم توجيهه من قِبل أحد الهيئات الرسمية ولكنه إلى أي فرد عادي.
هناك خطوط رئيسية لابد من الالتزام بها سواء كان من فرد، أو من جهة حكومية. فمثلاُ لابد من تواجد الخطاب على ورقة بيضاء أو صفراء أو حتى ورقة متواجد عليها اللوجو الخاص بالجهة التي قامت بكتابة هذا الخطاب.
يمتنع في هذه الورقة أن يتواجد أي رسومات، أو نقوشات، أو رموز تعبيرية عن أي شئ.
لابد من كتابة الخطاب على برنامج الورد مستخدمين خط Arial، ومن حيث الحجم يكون مضبوط على 16.
في حال لم يتواجد جهاز حاسب آلي أمامك فعليك أن تقوم بكتابة الخطاب بالقلم الأزرق. وهذا ما يجعل النسخة الأصل مميزة عن النسخ الأُخرى.
من الأفضل أن يتم ترك مسافات بين السطر والآخر ما يقرب سطر فراغ أو على الأقل نصف واحد.
من المفترض أن تكون الورقة بيضاء بدون أي إطارات.
يبدأ الكاتب كلماته في هذا الخطاب من منتصف الورقة وليس من البداية.
هناك بعض الخطوات التي من المفترض أن نلتزم بها في كتابة الخطاب الرسمي وأولها هي أن تبدأ الكتابة بقول؛ السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
الشرط الثاني أسفل هذه الكلمة يتم كتابة اسم المرسل إليه، أو من الممكن أن تبدأ بالصفة. يكون مثل الأستاذ/… ، السيد/…….
في حال كتابة المحتوى الرئيسي لابد من التوضيح بصورة دقيقة، ووصف الطلب. كما أنه من المفترض أن يتم تقسيمها إلى نقاط رئيسية.
وفي النهاية نقوم بكتابة تحية بسيطة مثل؛ لكم جزيل الشكر. وعلى جهة اليمين نكتب مرسل لسيادتكم/ …….
يتم في النهاية وضع الأختام، والتوقيعات اللازمة.
ومن خلال مقالنا اليوم قد عرضنا لحضراتكم الطريقة الصحيحة في حال كتابة الخطاب الرسمي.
