مهام السكرتارية التنفيذية، نقدمها لكم من خلال موقع برونزية، حيث تعتبر وظيفة السكرتارية هي واحدة من بين الوظائف التي تعتمد على الكثير من الخبرات، حيث إنها من المهام البسيطة، ولكنها تحمل الكثير من المسئولية، ومن خلال السطور القادمة سوف نوضح لكم بالتفصيل تلك المهام التي لا بد أن تتولاها السكرتارية التنفيذية.
محتويات المقال
تعتبر مهنة السكرتارية التنفيذية هي من المهام الأساسية والهامة، والتي لها دور كبير جدًا في العمل، حيث إنها تكون المهنة الأهم من بعد السلطة مباشرة، وهي تعتمد على تنظيم المواعيد، وإدارة المراسلات، والمشروعات، والاتصالات، وغيرها من الكثير من المهام المختلفة التي تكون حاملة لها، والمسئولة عنها، ومن بين تلك المهام الآتي:
تعتبر تلك المهمة من المهمات الأساسية للسكرتير، وذلك لأنه يكون اليد اليمنى للمدير، فيمكن الاعتماد عليه في الكثير من الأمور، ومن أبرزها تنظيم الجدول الخاص به، حيث يكون السكرتير هو المسئول عن تنظيم المواعيد، والعمل على إدارة جدول المواعيد بشكل كامل، والعمل على الاتفاق بها، وتحديد مواعيد الزيارات، والاجتماعات، وغيرها من الأمور الخاصة بالمدير طوال فترة تواجده داخل نطاق العمل.
كما أن السكرتير يكون من دوره أن يقوم بالعمل على ترتيب المواعيد الخاصة بالسفر، وأيضًا يقوم بالعمل على ترتيب كل الأمور التي تتعلق بتلك الرحلات السفرية، حيث إنه ينظم أيضًا التذاكر الخاصة بالطيران، ويعمل على حجزها، وغيرها من الأمور المتعلقة بالسفر الخاص بالعمل.
كما أن من دور السكرتير التنفيذي هو أن يقوم بالعمل على تنظيم العديد من التقارير المختلفة، والتي من بينها التقارير المالية، والتي تتعلق بالشركة، وبالأخص التقارير المتعلقة بالعمل، والتي تحمل الكثير من المجالات المختلفة.
من ضمن مهام السكرتير التنفيذي أيضًا، أنه يساعد على القيام بالإدارة المالية، حيث إنه يكون مسئول عن إعداد العديد من الفواتير المتعلقة بنطاق العمل، كما أنه يقوم بتنظيم العديد من الخدمات المختلفة الأخرى المتعلقة بالأموال، ومن بينها العمل على إعداد كل ما يتعلق بميزانية الشركة، كما أنه يهتم بمرتبات الموظفين، والعمل على الاهتمام بكل القضايا التي تخص الموظفين العاملين في الشركة، وغيرها من القضايا المختلفة.
كما أنه يكون مسئول أيضًا عن الاهتمام بجمع كافة البيانات المختلفة، التي تخص الشركة، والصفقات، ونطاق العمل بشكل كامل، حيث إنه يقوم بالعمل جمع كل البيانات، وعمل البحث الكافي والوافي، والذي يساعد المدير في حل الكثير من المشاكل المختلف المتعلقة بالعمل، كما أنه يقوم بالعمل على تجهيز كل ما يحتاج إليه المدير من اللوازم المكتبية، كما يقوم بالعمل على تنظيم السجلات، وقراءة كافة المذكرات المتعلقة بالعمل، والعمل على تحليلها، وذلك لتحديد الأمور الهامة التي يتم عرضها على المدير.
يكون السكرتير التنفيذي هو بمثابة الذراع الأيمن للمدير، ولذلك فإنه يتم الاعتماد عليه في الكثير من الأمور المختلفة التي تخص كافة الموظفين الذين يعملون في نفس المكان، حيث إنه يكون مسئول عنهم، وعن تدريبهم على كافة مهامهم، وبالأخص للموظفين الجدد، كما أنه مسئول عن النظر في أمور توظيفهم، وغيرها من الكثير من الأمور الأخرى المتعلقة بالموظفين.
يقوم السكرتير بالعمل على إجراء العديد من التحسينات المختلفة، وذلك من خلال القيام بالمراجعة الدورية على الكثير من أساسيات العمل، وأيضًا يقوم بالعمل على تحديد كل الإمكانيات المختلفة التي تساعد في النهوض بالعمل في جميع المجالات المختلفة، ودراسة كل ما يتعلق بمجال العمل والموظفين، من أجل تحسين دائرة العمل.
