كيف تكتب خطاب رسمي ؟ نجيب لكم على هذا السؤال من خلال مقالنا هذا على موقع برونزية، حيث يحتاج الكثير من الأشخاص إلى إرسال الخطابات الرسمية، وهذا ما يجعلهم يبحثون عن الطريقة الصحيحة التي يمكن كتابة بها الخطاب الرسمي، ولذلك سوف نستعرض لكم الطريقة الصحيحة والخطوات الهامة التي يمكن كتابة بها الخطاب الرسمي، كما سوف على بعض الأمور الهامة حول كتابته، والتي يجب عملها عند كتابة الخطاب الرسمي.

كيف تكتب خطاب رسمي

للإجابة على تلك السؤال نحتاج إلى معرفة السبب وراء كتابة تلك الخطاب، وما هو الهدف منه، وتحديد أيضا نوع الخطاب، حيث تنقسم الخطابات الرسمية، إلى الخطاب التجاري، وهو الخطاب الذي يكون الغرض منه تجاري، والذي يتم إرساله من أجل الدعاية أو الإعلان، وغيرها من العديد من الأمور التجارية المختلفة.

وأيضًا هناك نوع آخر من الخطابات وهو الخطاب الرسمي الذي يتعلق بالوظيفة أو العمل، ويوجد منه الكثير من الأنواع المختلفة، والتي تتعلق بالوظيفة، أو أنه بهدف قرار إداري، أو استدعاء، وغيرها من الكثير من الأغراض المختلفة التي يمكن إرسال فيها الخطاب الرسمي.

كيفية كتابة الخطاب الرسمي بالخطوات

هناك العديد من الخطوات التي يتم من خلالها كتابة الخطاب الرسمي، ولكن قبل البدء في كتابة الخطاب، لا بد من تحديد نوع الخطاب والغرض منه، والأسلوب الذي يتم الكتابة به.

أهم خطوات كتابة الخطاب الرسمي

1- التحضير للكتابة

يجب في البداية التحضير للكتابة لذلك الخطاب الرسمي، حيث إنه لا بد من تحديد نوع الخطاب، وكيفية كتابته، وهل سيتم كتابته على أوراق، أم على ملفات الورد على جهاز الحاسب الآلي، وبعدها يتم طباعته، وفي الغالب الخطابات الرسمية، تحتاج إلى الكتابة على جهاز الحاسب الآلي، وبعدها يتم طباعتها لتكون بشكل أفضل.

وفي حالة الرغبة في الكتابة اليدوية، فإنه من الضروري العمل على تجهيز أوراق سميكة، وظرف أنيق، وذلك لوضع الخطاب بداخله بعد الانتهاء من كتابة الخطاب مباشرة.

2- وضع اسم المؤسسة في بداية الخطاب

تعتبر تلك الخطوة هي واحدة من أول الخطوات التي يتم عملها في الخطاب الرسمي، حيث إنه لا بد من وضع اسم المؤسسة التي سوف يتم إرسال الخطاب الرسمي منها، والعمل على أن يكون الخط كبير ومضاعف عند كتابة اسم المؤسسة، كما يمكن كتابة بعض أرقام الهواتف، أو بعض الأمور التعريفية عن المؤسسة مثل النشاط الخاص بها، وذلك حتى يظهر الخطاب بشكل أنيق وجيد، وأيضًا يسهل على القارئ معرفة المؤسسة ونشاطها في بداية الخطاب.

3- كتابة مقدمة الخطاب

بعد أخذ الخطوة السابقة، يليها الخطوة التي تخص المقدمة، والتي يجب افتتاحها بكتابة التاريخ الذي تم إرسال فيه الخطاب، ويتم كتابته على الناحية اليسرى، وبعدها يتم كتابة المرسل إليه، والمنصب الذي يحمله، ويمكن الاكتفاء بكلمة إلى من يهمه ذلك الأمر، وذلك في الحالات التي لم يتم التعرف فيها على الشخص المرسل إليه، وبعدها يتم كتابة مقدمة قصيرة جدا، ويمكن أن تكون عبارة تحية طيبة، أو أرسل لكم أرق تحياتي، وبعدها يتم البدء في كتابة الخطاب.

4- كتابة الموضوع مباشرة

بعد ذلك يتم عرض الغرض الذي تم إرسال الخطاب من أجله، ويراعى أن يكون الخطاب تم كتابته بأسلوب جيد وأنيق، وبطريقة احترافية، كما أنه لا بد من صياغة الكلمات بالشكل الجيد، ومحاولة الدخول في الموضوع، والاختصار قدر الإمكان ومحاولة توفير الوقت على القارئ، وذلك لأن الخطاب الرسمي لا يكون فيه المجال المجاملات أو ذكر بعض العبارات التي لا داعي لها، فهو يعتمد على الموضوع الذي يتم إرساله من أجله فقط.

5- الالتزام بالقواعد النحوية والاملائية

من ضمن الأمور التي يجب مراعاتها عند الخطاب الرسمي، هو أن يكون الخطاب خالي من الأخطاء الإملائية، والنحوية، ومحاولة الالتزام بها عند الكتابة، كما أنه لا بد من استخدام علامات الترقيم، ولكن من خلال وضعها في الأماكن الصحيحة الخاصة بها، ومحاولة الابتعاد تمامًا عن الكتابة باللغة العامية، والالتزام التام باللغة العربية الفصحى، وذلك حتى يكون للخطاب قيمة كبيرة.

6- كتابة الخاتمة

بعد الانتهاء من كتابة الخطاب بالطريقة التي ذكرناها في الخطوة السابقة، ومحاولة الالتزام بها، فإنه بعد ذلك لا بد من البدء في كتابة الخاتمة الخاصة بالخطاب الرسمي، ويحتاج الخطاب الرسمي في الخاتمة إلى كتابة جملة مختصرة جدا، فهو لا يحتاج إلى عبارات طويلة لا داعي لها، ومن أمثلة تلك الجمل، كتابة لكم جزيل الشكر، أو كتابة لكم خالص تحياتي واحترامي، وغيرها من تلك العبارات التي يمكن كتابتها كنوع من أنواع الخاتمة للخطاب.

7- التوقيع

تعتبر تلك الخطوة هي آخر الخطوات في كتابة الخطابات الرسمية، وهي من الخطوات الهامة جدًا، ويفضل عند التوقيع أن يتم كتابة اسم الشخص المرسل بالكامل، ووضع التوقيع الخاص به، من خلال التوقيع باليد، وأن يكون التوقيع بشكل أنيق ومميز، ويمكن إضافة اسم المؤسسة التابع لها الشخص المرسل أيضًا، وذلك من أجل إثبات أن الخطاب مرسل للجهة من قبل تلك المؤسسة.